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学院办公室时间:2019-03-25 来源: 作者:

学院办公室主要在学院领导下,组织、协调、安排、落实院务的日常工作。在学院领导的指导下,综合协调并保证学院行政工作正常运行,负责学院决策、决议事项的跟踪、督办。同时围绕学校中心工作和重点工作,积极发挥参与政务、综合服务、文会管理、调查研究、辅助决策、督促检查、催办落实、统筹协调、组织实施等职能,现设有秘书科、督办科、财务室、网络信息中心等四个科室。

 

秘书科

 

协助学院起草综合性公文,包括计划、报告、方案、决定、通知、请示、总结、信函、会议纪要及其他文件,并收集整理各部门的工作计划、总结、经验材料;负责学院对内对外各种党政公文的编号登记工作,做好上级和兄弟单位、院内各单位来文的登记、拟办、呈阅、转呈、督办和退办等工作;负责以学院名义发出的各种公文的审核、编号、印制和分发工作,以及学院内外行文文稿的收集、分类、归档工作;负责机要文件的拆封、登记、编号、呈阅、保管和绝密文件、明码电报等的接收、呈阅和清退工作;协助领导落实学院院务会议、院长办公会等院级会议的会务工作;负责协调落实学院外事及港澳台事务工作;负责组织办理学院有关证件和年检工作;负责组织全院高等职业院校人才培养工作状态数据采集及其他全院性数据统计工作;负责学院综合信息的收集、整理与编发,包括编印《学院大事记》和《规章制度汇编》;负责学院信息的收集、统计、报送及信息公开工作;协助做好学院办公室网页的建设与更新工作;协助管理“院长信箱”;按规定管理和使用学院印章和印信,负责单位印章的刻制、发放、回收工作;协助学院做好外联和接待工作;协助完成学院重大活动的筹备、安排和协调工作;负责学院档案的收集、分类、编目归档和管理工作;负责做好全院作息时间和节假日值班的安排,以及来访来电、传真、复印、扫描的记录工作;完成院领导和办公室负责人交办的其他工作任务。

 

督办科

 

协助院办及时落实院务会议、院长办公会等会务工作,并认真做好会议议决事项记录,并及时跟进会议议决事项的督办工作;认真掌握学院年度工作要点及任务分解的时间节点,及时跟进、督办、抓落实;负责完成上级领导部门布置工作及上级文件规定要完成工作的所有协办和督办工作;完成院领导决定事项的督办工作;督办事项涉及多个部门共同完成的,在院办主任的指导下,负责组织协调工作;及时向院办、学院领导,汇报反馈有关跟进督办事项的最新进展,及督办事项中遇到的工作难题及解决问题的建议;学院重要会议决策决定事项,院长交办的其他事项。   


财务室

 

负责日常收付款结算,审核收付款单据和原始凭证,及时进行出纳结算;负责银行账户管理,定期与银行核对账目,保证账实相符。负责日常财务核算,按月编制记帐凭证和财务报表,保证月度结帐工作顺利进行。负责年度预算编制和日常资金使用管理,做好学年预决算编制工作,根据资金运作情况,合理调配资金,确保学院资金正常运转;同时对学院日常收入和费用开支情况进行分析整理、提出建议,定期向领导报告。负责日常税务申报工作,负责对税收进行整体筹划与管理,按时完成税务申报以及年度审计工作,同时协调税务、审计等部门的关系。财务凭证资料整理,及时做好会计凭证、账册、报表等财会资料的收集、装订、归档等会计档案管理工作。负责各级财政拨款的管理,做好各级各类财政补助资金的核算,配合学院及各部门填报有关上报数据工作。参与各类资产盘点工作,协助总务部门定期对学院资产进行盘点,做好资产账务核算。严格财务管理,加强财务监督,根据碧桂园集团和基金会的规定,结合学院实际,制定各项财务管理规章制度并负责落实执行。完成碧桂园集团及学院交办的其他工作。

 

网络信息中心

 

制定学院校园网建设及网络发展总体规划,制定学院校园网和信息化建设的规划,确定总体思路并部署实施;协助学院办公室主任对各单位、各部门的信息化建设进行统筹;开发网络数据平台及各种网上应用服务。负责组织对网络建设方案、信息化建设方案的制定和实施;对校园网建设方案采用技术、设备设施配置、网络服务功能、信息化需求等内容进行论证、选择。负责校园网域名注册审核,根据校园网总体规划,对校内各使用单位合理分配域名。负责学院主要服务器的安装、配置和维护,解决校园网应用和管理中的关键技术。负责学院公共信息服务器的安全监控和日常管理,及时排除各种故障,确保服务器正常运行。负责计算机系统备份和网络数据备份;负责计算机网络资料的整理和归档。每年对学院计算机网络的效能进行评价,提出网络结构、网络技术和网络管理的改进措施。负责公用网络实体,如服务器、交换机、集线器、配线架、网线、接插件等的维护和管理。负责处理校园网主干线路和各楼宇交换设备的故障。负责网络值班,监视网络运行,调整网络参数,调度网络资源,保持网络安全、稳定、畅通;负责机房、布线间的机柜、空调、电源等设备的监控。开发和建设管理公共服务信息管理系统,提供公共服务信息的发布、查询等功能。开发学院的门户网站、管理学院门户网站的信息,保障及时、准确的更新并保证信息的安全。建设和管理学院的门禁系统,为学院的监控系统提供技术支持。